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Produktivitätsgeheimnis

Produktivitätsgeheimnis Nr. 1
Ich teile mit dir meine besten Tipps, damit du sofort und entspannt produktiver sein kannst.

Wie ich so viel unter den Hut bringe!

Produktivität? Die gibt es doch nur im Job, oder? Wieso sollte ich mein Leben produktiver machen? Ich will doch genießen und nicht noch mehr erledigen! Oder geht das, Hand in Hand?

Interessierten sich früher überwiegend Unternehmen für die besten Methoden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, wird das Thema privat auch immer gefragter. Das ist einerseits der steigenden Lebensgeschwindigkeit geschuldet, andererseits haben viele immer mehr Bereiche, die sie unter einen Hut bringen müssen: Job, Haushalt, Familie, Partnerschaft, Kinder, Hobby, vielleicht auch noch Haus- und Gartenpflege. Wer sich auch sportlich fit halten möchte und für die Selbstverwirklichung und lebenslanges Lernen Zeit nehmen will, gerät automatisch unter Zeitdruck. Das alles gab es zwar zum Teil früher auch, das Ausmaß und die Erwartungen in allen Bereichen sind aber kontinuierlich gestiegen.

Bin ich wirklich so produktiv?

Immer wieder fragen mich Freunde: Wie schaffst du das alles? Ich wusste lange Zeit nicht, was sie meinten. Ich mache schließlich einfach nur. Doch ich gebe zu, ich habe mich darüber gewundert, wie wenig andere in meinen Augen in der gleichen Zeit schaffen.

Es stimmt schon, ich bin und war schon immer sehr produktiv. Aber was heißt das? In meiner Jugend habe ich zum Beispiel auf eigene Faust die letzten zwei Jahre des Gymnasiums in einem Jahr absolviert und die Matura dann mit der nächsthöheren Klasse mitgemacht. Ich hatte nicht einfach von früh bis spät gelernt. Morgens machte ich Krafttraining, am Abend ging ich jeden Tag joggen. Donnerstags war ich 4 Stunden beim Tanztraining, am Freitag- und Samstagabend kellnerte ich, um mir etwas Geld zu verdienen. Mit 17 wohnte ich allein und sorgte für mich selbst. Nach 3 bis 4 Stunden Schlaf war ich schon wieder auf den Beinen.

Natürlich war ich jung und voller Energie. Aber was noch viel wichtiger war:

  • Mir war klar, was ich will. Ich wusste also, warum ich das alles machte.
  • Ich hatte eine klare Struktur und hielt mich jeden Tag daran.

Während meines Bachelor-Studiums arbeitete ich nebenbei 30 Stunden die Woche. Danach nahm ich eine Vollzeitstelle an und absolviert mein Masterstudium begleitend. Für ein BWL-Studium brauchte ich so fast 4 Jahre. Das ist nicht sehr lange.

Andere berufsbegleitende Ausbildungen kamen später noch dazu. Sport und Tanz machte ich immer recht viel und eine Beziehung, ein Haus mit Garten waren natürlich auch noch dabei. Aja, und dann kamen noch meine zwei Kinder dazu.

Natürlich bin ich manchmal müde. An manchen Tagen bin ich überfordert und einfach nur genervt. Doch meistens macht mir das alles Spaß und ich möchte auf nichts verzichten. Um es mal klar zu sagen: Menschen gewöhnen sich an ihr Stresslevel. Viele fühlen sich mit halb so wenig Aufgaben auch gestresst.

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Ist das der richtige Weg?

Ich finde es gibt kein richtig oder falsch. Mir macht es Spaß, etwas zu tun. Unter Entspannung verstehe ich nicht, jeden Abend vor dem Fernseher zu sitzen, das ist nichts für mich. Ich entspanne mich beim Tanzen, in der Natur, beim Lesen, klar, auch mal beim Nichtstun. Das kommt allerdings selten vor.

Warum erzähle ich dir das? Weil ich damit eines zeigen möchte: Es ist deine Entscheidung, wie viel du an einem Tag machen möchtest. Mehr ist nicht immer mehr. Du solltest alles unterbringen, was dir wichtig ist. Deine Ziele nicht zu verfolgen, weil du denkst, du hättest keine Zeit dafür, das geht gar nicht! Denn in ein paar Jahren wirst du bereuen, es nicht getan zu haben.

Also, was auch immer du in deinen Alltag integrieren willst: In den allermeisten Fällen haben wir kein Zeit-Problem, sondern ein Prioritäts-Problem! Die meisten scheitern an zwei Punkten:

  • Keine Prioritäten
  • Keine Planung

Um priorisieren zu können, musst du allerdings wissen, was dir wirklich wichtig ist: Was dein Ziel ist. Das ist das Geheimnis! Das klingt einfach, aber ich weiß, dass das nicht immer leicht ist. Es ist so: So lange du nicht weißt, was du willst, kannst du dich auch nicht darauf fokussieren.

Was mache ich anders? Planung!

Viele denken, dass eine gute Planung viel Zeit in Anspruch nimmt und deshalb machen sie es erst gar nicht. Dabei braucht eine gute Planung nicht viel Zeit, wenn du es regelmäßig und vor allem mit System machst. Wenn du deine Zeit nicht planst, wird sie durch andere verplant.

Planung ist ein wichtiger Bestandteil meiner Produktivität und meines Lebens. Beruflich habe ich einen Jahresplan, und auch eine Quartals-, Monats-, Wochen- und Tagesplanung. Das mag manchen übertrieben erscheinen. Doch so kann ich alle Aufgaben einplanen und später auch überprüfen, wie viel erledigt wurde – und auch reflektieren, warum manche Ziele nicht erreicht wurden. Schließlich ist alles dokumentiert.

Auch mein Privatleben plane ich: Kindergartentermine, Ausflüge, etc. Aber auch Alltägliches, wie meine Morgenroutine, Zeit für Sport und Kochen, das gemeinsame Essen mit der Familie stehen fix in meinem Kalender.

Eine beliebte Methode vieler Menschen ist es, To-do-Listen zu führen. Meist ist das eine ewig lange Sammlung an verschiedensten Tätigkeiten. Für heute, für nächste Woche, Ideen, die man nicht vergessen will, etc. Die Liste wird allerdings immer länger, obwohl man viel erledigt hat. Irgendwann wird die Liste unübersichtlich, man vergisst trotzdem Wichtiges und schließlich erscheint es unmöglich, dass all die Punkte jemals erledigt werden. Dann entsteht auch Stress und man fühlt sich überfordert.

Ich habe sehr viele verschiedene Methoden aus Büchern und Seminaren ausprobiert. Viele Techniken unterscheiden sich nur geringfügig. Planung muss nicht kompliziert sein. Hier verrate ich dir zwei Tipps, die du sofort anwenden kannst, um dein Leben produktiver zu organisieren.

Priorisieren und planen - das macht den Unterschied aus

Batching - Dein Produktivitätsbooster

Wenn du oft zwischen den Tätigkeiten wechselst, musst du dich immer neu hineindenken. Die meiste Effizienz erreichst du, wenn du ähnliche Aufgaben in Zeitblöcken und nach Priorität abarbeitest. So arbeitest du konzentriert, ohne Unterbrechungen.

Diese Methode wird Batching, oder auch Time Blocking oder Calendar Blocking genannt und ist eine der einfachsten, aber besten Zeitmanagement-Techniken.

Plane, wie oben beschrieben, Zeitblöcke für all deine privaten und beruflichen Tätigkeiten ein, und zwar nach deinen(!) Prioritäten. Am besten machst du das in deinem Kalender immer für die Woche im Voraus. Egal, ob digital oder auf Papier.

Natürlich funktioniert das nicht immer zu 100%. Es gibt Unerwartetes – ein wichtiger Anruf oder sogar ein krankes Kind, dann hilft die beste Planung nicht. Wenn du das aber zu 80% hinbekommst, hast du schon enorm viel Zeit gewonnen.

Batching

Mein Tipp:

>> Um Batching für deine Produktivität nutzen zu können, musst du wissen, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge. Mehr über diese Methode erfährst du in meinem kostenlosen Freebie, das du hier herunterladen kannst.

Pausen einplanen - Produktiv bleiben

Jetzt kommt noch was ganz Wichtiges! Was ist dir in der Batching-Grafik aufgefallen? Richtig, links fehlen die Pausen! Stattdessen füllen Zeitkiller die Lücken zwischen den Tätigkeiten. Rechts gibt es zwischen den Blöcken je 10 Minuten Pause.  

Warum sind Pausen für die Produktivität so wichtig? Du brauchst Erholung, um wieder mit Energie und Konzentration die nächste Aufgabe starten zu können. Weiters verarbeiten wir in der Pause, was wir vorher erlebt haben. Dafür ist das limbische System verantwortlich. Egal ob beim Lernen oder beim Arbeiten. In der Pause wird Gelerntes gefestigt, besprochene Probleme analysiert. Durch Pausen kommen uns die besten Lösungsideen! Kurz: Eine Pause hilft deinem Hirn, alles zu ordnen und beugt so Stress und Überforderung vor.

Das ist auch eine meiner größten Herausforderungen: genügend Pausen zu machen. Am Anfang der Covid-Zeit saß auch ich im Home Office und arbeitete fast den ganzen Tag pausenlos durch. Im Angestelltenverhältnis gab es zwischen den Besprechungen 5 Minuten, wir mussten ja von einem Besprechungsraum zum anderen und hin und wieder gab es gemeinsames Kaffeetrinken oder Mittagessen auf der Terrasse. Die Fahrt vom und zum Büro zählt auch als Pause.

Pausen einplanen, produktiv bleiben!

All das gab es in der Onlinewelt auf einmal nicht mehr. Daher habe ich auch durchgehend gearbeitet, weil ich es nicht gewohnt war, einfach so vom Schreibtisch aufzustehen. Nur für meine Familie verließ ich mein Büro tagsüber. Doch ich merkte, dass meine Konzentration nachließ, dass ich nicht so fokussiert bei Videokonferenzen dabei war. Mittlerweile organisiere ich meinen Arbeitstag mit Fokuszeiten:

Fokuszeiten

In der Fokuszeit arbeite ich konzentriert an einer Sache, ohne Unterbrechungen, ohne Ablenkungen. Dann folgt eine kurze Pause.

  • 50 Minuten Arbeiten, 10 Minuten Pause
  • 50 Minuten Arbeiten, 10 Minuten Pause
  • 25 Minuten lang Tagesaktuelles erledigen, 5 Minuten Pause

Um diese fixen Zeiten auch einhalten zu können, stelle dir einen Wecker! Ich nutze dafür nicht mein Handy, sondern einen günstigen TimerFokuszeiten können deine Arbeitsweise und damit deine Produktivität völlig revolutionieren. Warum und wie du sie richtig anwendest, dazu schreibe ich dir mal einen eigenen Beitrag.

Fazit

Willst du jetzt sofort deine Produktivität erheblich steigern? Fange mit diesen Schritten an:

  • Finde deine Ziele.
  • Priorisiere deine Tätigkeiten entsprechend deiner Ziele.
  • Plane deine Woche und deine Tage im Voraus.
  • Arbeite fokussiert an einer Sache.
  • Mache regelmäßig Pausen.


Ich wünsche dir alles Gute auf dem Weg zur besten Version deiner Selbst!

Deine Blanka

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Hi, ich bin Blanka!

Ich bin Expertin für Zeitmanagement und Produktivität.

Ich zeige dir, wie du Zeit erschaffen kannst. Ja, das geht! Du kannst in weniger Zeit mehr schaffen, wenn du ein paar einfache Methoden anwendest.

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