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Frühlingsputz im Business

Frühlingsputz im Business
In drei einfachen Schritten zu mehr Ordnung in deinem Business!

In manchen Phasen gibt es mehr zu tun und wir achten darauf, schnell zu arbeiten, die Ordnung ist zweitrangig. Dann sammeln sich die Stapel mit Briefen, Katalogen, interessanten Zeitungsartikeln, die man noch unbedingt irgendwann lesen will. Die Emails liegen unorganisiert im Posteingang und die Wäschetürme werden auch immer höher.

Privat wie beruflich erzeugt Unordnung Stress, kostet Zeit und Nerven und wirkt sich negativ auf dein Business aus!

Beantwortest du eine Anfrage zum Beispiel erst nach 3 Tagen, weil die E-Mail in deinem Posteingang vergessen wurde, hat sich der Interessent vielleicht schon einen anderen Anbieter gesucht.

Noch schlimmer wäre es, wenn KundInnen dich als unorganisiert und unverlässlich erleben. Wenn sie unzufrieden sind, werden sie keine weiteren Projekte mehr mit dir machen und erzählen vielleicht sogar ihre negativen Erfahrungen weiter – das wäre doch schade!

Chaos im Business und im Privatleben?

Stehst du ständig unter Zeitdruck, wirkt sich das auch negativ auf deine Gesundheit aus! Du bist genervt, gereizt und langfristig kannst du nicht nur deine Beziehungen schädigen, sondern auch in ein Burn-out rutschen.

Na gut, meinst du jetzt vielleicht. Und wie kann ich organisierter arbeiten?

Um alles richtig zu ordnen, brauchst du etwas Zeit und Motivation. Hier gebe ich dir schon mal drei Tipps, wie du anfangen kannst, Ordnung in deine Projekte, Listen und Unterlagen zu bringen!

1. Sammle alles an einem Platz

Sammle alles an einem Platz

Ein Zettel hier, eine Notiz dort… Das ist gut gemeint, aber nicht effizient. Entscheide dich für eins bis maximal zwei Systeme, wo du alles sammelst. Ich arbeite mit einem digitalen System und mit einem Papierplaner.

Digital empfehle ich dir Asana oder Notion. Hier kannst du deine Projekte organisieren, verschiedene Listen führen und all deine Gedanken festhalten.

Für meine Wochen- und Tagesplanung habe ich gerne zusätzlich einen Papierplaner, den ich auf meinem Schreibtisch liegen habe. So kann ich:

  • schnelle Notizen machen, bei einem Telefonat oder wenn mir so etwas einfällt
  • meine wichtigste Aufgabe am Morgen notieren
  • die täglichen To-dos notieren und durchstreichen

Es gibt hier kein richtig und falsch! Probiere einfach mal aus, wie gut du mit welchem System zurechtkommst. Es muss für dich übersichtlich und passend sein.

Tipp: Wenn du all deine Punkte in das System deiner Wahl überträgst, überlege gleich, welche Ideen und Notizen bereits hinfällig sind. So kannst du gleich eine Menge an Ballast entsorgen.

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2. Trenne deine Listen sinnvoll auf

Die meisten haben nur eine Liste, die sie To-do-Liste nennen. In Wahrheit ist das viel zu oft eine Chaosliste. Dort stehen private wie berufliche To-dos, Projekte, Ideen wild zusammengewürfelt darauf und das meist auch noch ohne Priorität, ohne Deadline und ohne den konkreten nächsten Schritt zu nennen.

Wenn ich so eine Liste sehe, dann wachsen schon die ersten grauen Haare. Eine Chaosliste erzeugt schon beim Ansehen einen mega Stress.

Organisiere deine Liste in drei Schritten:

  1. Privates und berufliches trennen.
  2. To-dos, Projekte und Ideen trennen.
  3. Für deine To-dos immer den konkreten nächsten Schritt notieren.
Trenne deine Listen sinnvoll auf

Tipp: Lege unbedingt eine ‚Vielleicht einmal-Liste‘ an für all die Ideen und Projekte, für die du im Moment keine Zeit hast, die du aber nicht vergessen willst. So stressen dich diese Punkte nicht auf der To-do-Liste und dein Kopf ist trotzdem beruhigt, dass du sie nicht vergessen wirst!

3. Ordne deine E-Mails und Unterlagen

Ich wundere mich, wie manche in ihrem E-Mail Posteingang noch irgendetwas finden können, wenn dort tausende E-Mails rumliegen.

Versuche mal eine E-Mail von Kunde X zum Thema Y zu finden. Es ist schon Monate her, du weißt nicht mehr genau, wann das war oder wie der Betreff lautete. Das kann mühsam werden.

Ich habe eine Ordnerstruktur und finde alles schnell. Ich gehe zu dem entsprechenden Ordner: Projekt / Kategorie / eventuell noch eine Unterkategorie. Da sind viel weniger Emails drinnen – da ist es. Fertig. Welch Zeitersparnis und vor allem: Du ersparst dir so viele Nerven!

Das Ziel sollte sein: Inbox zero. Das heißt, dass möglichst keine unerledigten E-Mails im Posteingang sind. Wie geht das? Wenn du eine E-Mail liest, dann kannst du:

 

Ordne deine E-Mails und Unterlagen

 

  • Sie danach löschen.
  • Sie beantworten und in den entsprechenden Ordner ablegen, wenn sie später wichtig ist, sonst löschen.
  • Weiterleiten, also delegieren.
  • Markieren, damit du weißt, dass hier etwas erledigt werden muss.
  • Wenn du jetzt keine Zeit dafür hast, dann plane diese Tätigkeit ein. Entweder direkt im Kalender oder der Punkt wandert auf deiner Listen: Was ist zu tun? Was ist der nächste Schritt?

Wenn du eine gute Ordnungsstruktur hast, dann verwende diese für die E-Mails und auch für die Unterlagen! So findest du auch Verträge, etc. schnell wieder!

Tipp: Wenn du am gleichen Tag nicht mehr dazukommst, die Aufgabe aus der E-Mail zu erledigen oder eine ausführlich zu antworten, dann schreibe eine kurze Antwort: Danke, ist angekommen, ich kümmere mich darum und melde dich so bald wie möglich, spätestens bis dort und dort. Das macht einen enormen Unterschied! Deine Kunden werden das sehr schätzen!

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Mit diesen drei Schritten hast du schon eine Menge dazu beigetragen, im privaten und beruflichen Alltag effizienter zu werden und in weniger Zeit mehr zu schaffen!

Probiere es aus und berichte mir über deine Erfolge auf Facebook oder Instagram! Ich freue mich, von dir zu hören!

 

Alles Liebe,

Deine Blanka

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Hi, ich bin Blanka!

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